Nåværende eller tidligere Shell-ansatt eller leverandør

Hva dekker denne personvernmerknaden?

Hver enkeltperson i Shell-konsernet (“Shell” eller “Vi”) er ansvarlig for å beskytte persondata om hverandre i tillegg til våre kunder, forretningspartnere og leverandører.

Denne personvernmeldingen gir informasjon om personlige data behandlet av Shell knyttet til enkeltpersoner som er eller har vært ansatt eller individuelle leverandører, i tillegg til de som er forsørget av Shell-ansatte (“Shell-personale”). Shell-personale som også er detaljkunder eller brukere av en Shell-app eller nettside i en hvilken som helst annen egenskap enn Shell-personale, kan se den aktuelle personvernmeldingen på www.shell.com. Enkeltpersoner som søker arbeid for, eller som deltar i en rekrutteringsevent eller foretar en evaluering med Shell, kan se personvernerklæringen – rekruttering på www.shell.com/careers.

Denne personvernmeldingen er til enhver tid underlagt gjeldende lokal lovgivning.

Denne personvernmeldingen forklarer hvilke persondata som behandles, til hvilke formål, hvor lenge vi oppbevarer dataene, hvordan du får tilgang og kan oppdatere dine persondata og hvor du kan få mer informasjon.

I tillegg til denne personmeldingen, forklarer andre personvernmeldinger hvordan vi behandler persondata knyttet til spesifikke HR-prosesser (som åpen rekruttering, OneHealth IT og internasjonale mobilitetsprogrammer) i tillegg til lokale personvernmeldinger blant landene der vi driver virksomhet, for å avspeile lokal praksis og juridiske krav.

Hvilke persondata behandler vi?

Vi behandler persondata som er nødvendig for å administrere ansettelsesforholdet, for å leie inn leverandører og interne ressurser og gi fordeler til noen av de som forsørges av Shell-ansatte.

Dette inkluderer privat kontaktinformasjon, fødselsdato, sivilstatus, lønnings- og bankkontoinformasjon, lønns- og bonusinformasjon, inkludert informasjon om begunstigede, nærmeste pårørende, informasjon om arbeidsresultater og all annen informasjon som trengs for å administrere ansettelsesforholdet, for å engasjere entreprenører og for å levere fordeler til visse avhengige av Shell-ansatte (som de som ledsager en Shell-ansatt på et oppdrag i utlandet).

Sensitive personlige data

Vi behandler også noen spesielle kategorier av personlige data (“sensitive personlige data”) som data knyttet til et individs helse, deres rase eller etniske opphav, religiøse eller filosofiske overbevisninger, seksuell legning, politiske oppfatninger og fagforeningsmedlemskap kun der det er nødvendig med henblikk på å overholde arbeidsrettslov sosialrettslover, der det er nødvendig med henblikk på å gi yrkesmedisinsk konsultasjon og support, for å beskytte en enkeltpersons vitale interesser (i en nødsituasjon) der det er nødvendig med tanke på allmennhelse eller der individet har gitt sitt uttrykkelige samtykke.

Til hvilket formål behandler vi dine persondata?

Vi kan behandle dine personlige data:

for å oppfylle våre forpliktelser til å overholde lokale lover og forskrifter;
for legitime forretningsinteresser (for eksempel resultatadministrasjon for å sikre at vi har kvalifisert og kompetent personale for helse ogfor sikkerhetsmessige årsaker slik at kun autorisert personale kan få tilgang til enkelte sider eller aktiva); eller
hvor vi har ditt eksplisitte samtykke.

Vær oppmerksom på at som generelt prinsipp vil ikke Shell søke om eller være avhenig av samtykke fra Shell-personale for behandling av personlige data. Det er imidlertid begrensede tilfeller der samtykke kreves, som hvis det er påkrevd av gjeldende lokale lover, inkludert behandling av “sensitive” personlige data.

Personlige data som Shell-personale spør etter er minimumskrav til å oppfylle juridiske og/eller kontraktfestede krav og for å gi muligheter til å delta i programmer eller gi en fordel. Forsømmelse med å gi oss informasjonen som etterspørres, kan påvirke negativt din mulighet til å bli værende i arbeid, turnustjeneste eller engasjement som entreprenør eller delta i et program eller motta en fordel.

I de tilfellene der behandlingen er basert på samtykke, og underlagt gjeldende lokal lov som fremsetter noe annet, har du rett til å trekke tilbake ditt samtykke når som helst. Dette vil ikke påvirke gyldigheten av behandlingen før samtykket trekkes tilbake. Tilbaketrekking av samtykke kan imidlertid negativt påvirke din mulighet til å bli værende i arbeid eller på annen måte være involvert eller delta i et program eller motta en fordel.

Overvåking

Alle aktiviteter på Shells IT-utstyr og/eller når tilkoblet til Shells IT-nettverk kan overvåkes for legitime forretningsformål. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se retningslinjer for personlig bruk http://sww.shell.com/it/irm/legalandregulatory/personal_use.html.

Alt Shell-personale får et adgangskort som gir Shell mulighet til å registrere dato, tidspunkt og tilgangspunkter foretatt av individer på Shell-fasilitetene og aktivaene. Dataene fra tilgangs- og sikkerhetssystemene brukes:

til helse-, sikkerhets og trygghetsformål, spesifikt beskyttelsen av Shell-aktiva, Shell-personale og besøkende til Shell-lokaler;
til å overholde juridiske og lovpålagte krav, spesielt der det er et lokalt, juridisk krav til å gi informasjon til staten/lovgivende myndigheter;
til å overvåke (på samlet basis) antallet individer som kommer inn og jobber ved et Shell-anlegg for menneskelige ressurser og planlegging av fast eiendom og
når det gjelder bare entreprenører (ikke Shell-ansatte) dato og klokkeslett for deres inngang og utgang fra Shell-anlegg brukes med henblikk på finansstyring og -kontroll.

De fleste av våre anlegg og aktiva er utstyrt med overvåkningskameraer (CCTV). Når overvåkningskameraer brukes, vil de bli identifisert. Overvåkningskameraer brukes til helse, sikkerhet og trygghet, spesielt beskyttelsen av Shell-aktiva, Shell-personale og besøkende på Shell-anlegg. Alle bilder slettes rutinemessig med mindre det har oppstått en hendelse knyttet til helse, sikkerhet eller trygghet, mistanke om eller reell kriminell aktivitet. I så fall kan de bli gjennomgått av Shells egne og eksterne granskningsteam hvis det er juridisk krav til det fra statlige myndigheter.

Screening

For å overholde juridiske og lovpålagte forpliktelser, for å beskytte Shells aktiva og ansatte/entreprenører og spesifikt for å sikre at Shell kan overholde handelskontroll-, hvitvaskings- og/eller bestikkelse- og korrupsjonslovgivning og andre lovpålagte krav, gjennomfører vi screening av alle ansatte og entreprenører på regelmessig basis. Denne screeningen skjer mot offentlig tilgjengelige eller statlig utstedte sanksjonslister og sammenlignes med informasjon Shell har om deg (for eksempel fra Interessekonflikt-registeret – se her for mer informasjon). Alle personlige data som innhentes gjennom screeningen resulterer ikke i noen automatisk beslutningstaking når det gjelder egnethet for fortsatt ansettelse, turnustjeneste eller engasjement som leverandør.

Hvem er ansvarlig for persondata som er samlet?

Sammen med firmaet der du er ansatt (eller når det gjelder forsørgede, selskapet som ansetter den som er ansatt i Shell), skal Shell International BV enten alene eller sammen med sine tilknyttede parter i Shell-konsernet.

Når det gjelder individuelle leverandører, selskapet i Shell-konsernet som har leid inn dine tjenester alene eller sammen med sine tilknyttede parter i Shell-konsernet og det eksterne selskapet/byrået som ansetter/engasjerer deg.

Hvem vil vi dele persondataene med?

Persondataene dine behandles utelukkende for formålene som omtales over (eller til et sekundært formål som er nært tilknyttet, for eksempel oppbevaring av dem) og vil bli delt utelukkende når det er nødvendig:

Andre bedrifter i Shell-konsernet, inkludert de som kan befinne seg utenfor ditt område og EØS;
Autoriserte tredjepartsagenter, serviceleverandører og/eller underleverandører av Shell; og
En kompetent offentlig myndighet, i henhold tilgjeldende regelverk.

Overføringer av personlige data

Der de personlige dataene er overført til bedrifter i Shell-konsernet og/eller til autoriserte leverandører av tredjepartstjenester som ligger i eller utenfor landet der du er (inkludert utenfor EØS), iverksetter vi organisasjons-, kontraktmessige og juridiske tiltak for å sikre at dine personlige data behandles utelukkende til formålene oppgitt over og at tilstrekkelige nivåer av beskyttelse er implementert for å beskytte dine personlige data. Disse tiltakene inkluderer bindende bedriftsregler for overføringer blant Shell-konsernet og EU-kommisjons-godkjente overføringsmekanismer for overføringer til tredjeparter i land som ikke er ansett for å gi tilstrekkelig grad av datavern så vel som ytterligere lokale juridiske krav. Du kan be om en kopi av disse ved å kontakte privacy-office-SI@shell.com.

Sikkerhet for dine personlige data

Gitt Shell-konsernets beskaffenhet, kan dine persondata og dataene om dine avhengige, overføres til andre land. Når det skjer, iverksetter vi tiltak for å sikre at dine personvernrettigheter og rettighetene til de du forsørger fortsatt beskyttes i tråd med Shells bindende bedriftsretningslinjer og gjeldende lovgivning.

Vi har tatt i bruk teknologi og policyer som har til formål å beskytte dine data mot uautorisert tilgang og misbruk, og vi vil oppdatere disse tiltakene etter behov, etter hvert som ny teknologi blir tilgjengelig.

Hvor lenge oppbevarer dere persondata?

All informasjon, inkludert persondata, administreres i tråd med Shell-konsernets standarder for informasjons- og dataforvaltning og slettes permanent når det ikke lenger er behov for et legitimt forretningsformål.

Med noen unntak for å overholde lokale juridiske krav.

Informasjon i personalarkiver oppbevares ikke lenger enn ti år etter at ansettelsesforholdet er avsluttet;
informasjon knyttet til pensjonsfordeler oppbevares ikke lenger enn 99 år fra begynnelsen av ansettelsesforholdet;
alle persondata innhentet som ledd i screeningen mot offentlig tilgjengelige eller statlig utstedte sanksjonslister og mediakilder oppbevares ikke lenger enn 15 år etter at de først var innhentet.
navnene, dato, klokkeslett og tilgangspunkter for alle individer som ankommer Shell-lokaler oppbevares i tre år;
når en enkeltperson er avskjediget eller er sagt opp på grunn av alvorlig tjenesteforsømmelse, inkludert brudd på Shell Life Saving Rules eller brudd på Shells regler for god opptreden, oppbevares den informasjonen i opptil 30 år etter oppsigelsen.

I alle tilfeller kan informasjon oppbevares i a) lengre tid når det er juridisk eller lovpålagt grunn til å gjøre det (i så fall slettes den når det ikke lenger er behov for den) eller b) en kortere periode når du eller dine avhengige har innvendinger mot behandlingen av sine personlige data og det ikke lenger foreligger legitim grunn til oppbevaring av dem.

Du finner mer informasjon her om Shell-konsernets arkivforvaltning, inkludert lokale variasjoner:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/im/Records/classifyingRecords.html

Hvordan kan jeg få tilgang til mine persondata?

Det er vårt mål at all vår informasjon om deg skal være så nøyaktig som mulig. Du kan få tilgang til dine persondata, be om at persondata korrigeres eller slettes (men bare der dataene ikke lenger er påkrevd til et legitimt forretningsformål) og be om at behandlingen av dine data begrenses. For individene som har tilgang til HR Online, kan du få tilgang til dine persondata gjennom:

https://hronline.shell.com/

Du kan også kontakte din lokale HR-rådgiver. Hvis du er innleid, tar du kontakt med firmaet du er engasjert gjennom.

Hvem kan jeg kontakte for mer informasjon?

Du finner mer informasjon på Datapersonvern-siden:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/dp/dp.html

Hvis du har problemer, spørsmål eller klager vedrørende behandlingen av dine personlige data, kontakt oss på Privacy-Office-SI@shell.com eller Shell Group Chief Privacy Officer hos Shell International B.V. Haag, Nederland - Handelsregisternr. 27155369 Postadresse: PO Box 162, 2501 AN, Haag.

Hvis du ikke er fornøyd med måten Shell håndterer dine persondata på, har du rett til å legge inn en klage til ditt eget dataverntilsyn eller Dutch Data Protection Authority, adresse Prins Clauslaan 60, 2595 AJ Haag, Nederland. Gå til https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en for mer informasjon.

Se lokale personvernmeldinger for detaljer om lokal datavernansvarlig (hvis det finnes) og detaljer om ditt lokale dataverntilsyn. Ellers kan vi gi deg kontaktinformasjon, der det er aktuelt, umiddelbart på henvendelse ved å kontakte Privacy-Office-SI@shell.com.